Письмо с просьбой о погашении задолженности: образец

Письмо о погашении долга

Условия составления

При ведении бизнеса, да и в ряде частных случаев мы даем средства в долг. Однако не всегда заемщики оказываются добросовестными, случается это по разным причинам, но результат один – счета не оплачены, задолженность погашать никто не спешит. Урегулирование конфликта всегда начинается с просьбы погасить задолженность, которая может быть как устной, так и оформленной в виде писем. Именно писем, так как никогда нельзя быть уверенными, сколько раз нужно будет отправить должнику напоминания. Повезет, если письмо о погашении задолженности будет всего одно. Четкого его образца не существует, поэтому при составлении следует руководствоваться общими правилами делопроизводства.

Просьба погасить задолженность направляется должнику ценным или заказным письмом, вручается она под расписку. Дата получения напоминания соответствует дате почтовой квитанции или датированной подписи заемщика на экземпляре претензии. Последний остается у заявителя. Этот документ в дальнейшем может быть использован в суде как доказательство попытки мирного урегулирования конфликта.

Если письмо направляется в первый раз, то обычно оно содержит напоминание об имеющейся задолженности и просьбу ее погасить.

В письме могут быть указаны обстоятельства возникновения долга (кредитный договор, ссуда, договор поставки и т. п.) и граничный срок, чтобы погасить обязательства.

Если первое письмо действия не возымело, направляется второе. Такой документ с просьбой высылается на следующий день после истечения сроков погасить задолженность. Второе письмо содержит окончательный срок возврата долгов в добровольном порядке. Если реакции на обращение нет, можно попытаться лично встретиться с должником.

Если попытка успехом не увенчалась, заемщику направляется третий документ – претензия. Ее образец строго не регламентирован законодательством, существует перечень обязательных компонентов, которые будут рассмотрены чуть ниже. Претензия не сравнима с просьбой, это жесткое требование погасить задолженность. В ней в отличие от предыдущих двух писем могут содержаться разъяснения или уточнения позиций автора о сложившейся ситуации, предупреждение о применении санкций при невыполнении обязательств адресатом, требование об уплате штрафов или возмещении убытков.

http://youtu.be/nlAD9LKJVBo

Правила оформления

Каждый образец претензии должен составляться на фирменном бланке предприятия, заверяться его печатью и подписью руководителя и главного бухгалтера. Обязательно письмо регистрируется в исходящей корреспонденции организации, ему присваивается номер, проставляется дата. Если претензия имеет конкретного исполнителя, то на бланке проставляются его ФИО и контактный номер телефона. Обычно данные для обратной связи содержатся в шапке фирменного бланка, если на вашем предприятии это не предусмотрено, обязательно нужно выделить контакты в тексте после изложения претензии. Аналогично на документе должны быть указаны ФИО (название организации и должностные лица) и адрес получателя. Претензия содержит ссылку на официальный документ, который содержит зафиксированные обязательства сторон, и обстоятельства их нарушения.

Желательно указать нормы права, которые нарушил адресат. Заканчивается претензия требованием выполнить взятые на себя обязательства и перечнем санкций и неблагоприятных последствий, которые грозят получателю, если он не выполнит требование. Важно соблюдать официально-деловой стиль образца, излагать мысли последовательно, четко и ясно, без ненужных эмоций, жаргонизмов и двусмысленностей. На такое требование получатель может ответить:

• согласием со всеми требованиями кредитора;
• отказом погасить задолженность;
• не ответить.

http://youtu.be/7eA26NTL8Wo

В зависимости от реакции заемщика на просьбу и претензию формируется дальнейшее поведение кредитора.