Списание дебиторской задолженности: порядок

Документальное оформление и списание дебиторской задолженности

Списание дебиторской задолженности

Предприятия обязаны списывать дебиторскую задолженность, признанную нереальной для взыскания.

Все нормативные документы и порядок списания дебиторской задолженности прописаны в «Положении по ведению бухгалтерского учета», утвержденного приказом Минфина России.

Задолженность считается безнадежной (основания для списания дебиторской задолженности), в случае:

• истекшего срока давности (нормы гражданского законодательства устанавливают срок исковой давности в течение 3-х лет). 3-летняя исковая давность по дебиторской задолженности применяется в тех случаях, когда для определенного вида отношений предусматривается специальный период;
• невозможностью взыскать долг по причине ликвидации предприятия должника;
• признания организации банкротом и проходящую процедуру ликвидации (если есть достоверные сведения, что долг с нее взыскать не удастся);
• если долг не удалось получить службе судебных приставов.

Определяя дебиторскую задолженность, в системе настоящего бухгалтерского учета следует отметить, что основными информационными источниками для оценки долга предприятия являются такие документы, как: баланс предприятия и форма №5 (сведения о движении дебиторской и кредиторской задолженности). Именно эти документы служат основной информационной базой для оценки фактического балансового состояния.

Более подробная числовая информация содержится в бухгалтерских счетах, на основании которых и выводят балансовую величину этого актива.

В существующей практике ведения бухгалтерского учета основной долг предприятия отражается по дебету следующих счетов:

• расчеты по выданным авансам;
• товары отгруженные;
• расчеты с заказчиками и покупателями;
• расчеты по полученным авансам;
• расчеты по претензиям;
• расчеты с разными кредиторами и дебиторами;
• расчеты с зависимыми (дочерними) организациями.

Дебиторские счета

На счете 62 отражаются расчеты (проводки) по каждому счету, предъявленному заказчику (покупателю), по каждому дебитору ведется отдельный учет. Есть такое понятие, как дебиторские счета. Счета дебиторов отображают еще не полученные деньги от реализации услуг или товаров, предоставленных в кредит. Эти счета являются инвестиционными денежными средствами и считаются достаточно ликвидными, если будут оплачены заказчиками (покупателями), соответствуют современным требованиям и которые можно быстро продать.

Дебиторские счета могут увеличиваться и уменьшаться в зависимости от изменений кредитной политики предприятия. Смягчая кредитные требования (стандартны), компания способна увеличить продажу товаров в кредит. Подобные меры будут уместны, если они не ведут к потере активов из-за некачественно предоставленных кредитов.

В бухгалтерском учете подразделяют задолженность на: краткосрочную (оплата ожидается в течение 12 месяцев) и долгосрочную (платеж ожидается через 12 месяцев после отчетной даты).

Значение дебиторской задолженности не ограничивается только ролью позиции актива в балансе. Динамика ее величины может выступать как составляющая финансовых потоков предприятия и использоваться при оценке динамики финансового положения организации.

Нереальная для взыскания дебиторская задолженность списывается с баланса предприятия, в соответствии с нормативными документами, принятыми в Положении по ведению бухгалтерского учета. Дело в том, что находящиеся на балансе суммы дебиторской задолженности участвуют при расчете чистой прибыли предприятия. Если в расчеты включать безнадежный долг, то чистая прибыль будет необоснованно завышенной. Что напрямую затрагивает интересы акционеров, собственников, других заинтересованных лиц. Бухгалтерский баланс предприятия должен правильно отражать реальное финансовое положение организации.

Списание дебиторской задолженности с баланса выгодно оформить и самому кредитору. Убытки от списания безнадежной задолженности признаются как в бухгалтерских, так и в налоговых документах.

Подтверждающие документы

При желании списать (закрыть) дебиторскую задолженность организация-кредитор обязана доказать безнадежность этой задолженности. Срок исковой давности можно подтвердить:

• документами на оказание услуг, работ, отгрузку продукции покупателю, не оплатившему полученные услуги, товары, работы;
• платежными документами, которые подтверждают дату оплаты аванса поставщику, впоследствии не выполнившему договорных обязательств по поставке;
• актами сверки задолженности и прочее.

Нужно помнить, что любые действия должника, свидетельствующие о признании долга, прерывают течение срока исковой давности – статья 203 ГК РФ. Заявления и письменные ответы дебитора, подписание акта сверки задолженности, частичная, пусть даже небольшая оплата долга, признание выставленной претензии – все это служит новой точкой отсчета срока исковой давности.

Кроме того, прерыванием срока исковой давности служит обращение кредитора с иском в суд. После вынесения судебного решения о необходимости возвращения должником долговой суммы, течение срока исковой давности начинается вновь. Но если суд оставил иск, поданный кредитором без рассмотрения, то срок исковой давности не прерывается – статья 204 ГК РФ.

На списание дебиторской задолженности с не истекшим сроком исковой давности тоже необходимо документальное подтверждение. Нужно подтверждение того, что долг стал безнадежным для взыскания. Такими доказательствами могут служить:

• решение арбитражного суда об окончании конкурсного производства и прекращении деятельности должника;
• уведомление ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего) или решение суда в том, что из-за недостатка имущества ликвидируемого предприятия, требования кредитора не будут удовлетворены;
• выписка о ликвидации организации должника из единого государственного реестра юр. лиц;
• акт о невозможности взыскать долг с организации-должника и т. д.

Не имея документов, подтверждающих обоснованность безнадежности дебиторской задолженности, кредитор не имеет права списывать задолженность.

Сроки хранения

Предприятие обязано хранить подтверждающие документы после списания задолженности. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» за № 129 гласит, что предприятие должно сохранять первичные учетные документы (бухгалтерскую отчетность и регистры бухгалтерского учета) в течение 5 лет. А в статье 23 НК РФ указано, что налогоплательщик должен сохранять документы, предназначенные для исчисления и уплаты налогов в течение 4-х лет.

Обязательно нужно учитывать и тот факт, что сроки хранения документов, на основании которых списана дебиторская задолженность, исчисляются не с момента подписания, а с момента уплаты долга. Это связано с тем, что налогоплательщик обязан в течение 5 лет хранить документы, подтверждающие процедуру списания: акт инвентаризации задолженности, приказ руководителя о списании безнадежного долга, письменное обоснование.

http://youtu.be/hdGJ0eRHp6k

Вместе с ними следует хранить и первичные документы, которые подтверждают возникновение задолженности. Если при проверке налоговой налогоплательщик не может предъявить документы, подтверждающие возникновение дебиторской задолженности, то исход проверки может быть плачевным – непризнание убытком списанной дебиторской задолженности, штрафы, пенни, доначисление налогов.