Положение о дебиторской задолженности как эффективный экономический инструмент
Дебиторская задолженность
Что представляет из себя анализ состояния дебиторской задолженности, сама дебиторская задолженность и какие существуют важные вопросы о ее возврате?
Это определенная сумма долгов, которые причитаются какому-либо предприятию или компании со стороны другого предприятия, фирмы, граждан, являющихся их должниками или же дебиторами. Лимит дебиторской задолженности может быть разнообразным.
Если товар или услуга продана, а денежные средства не получены, то в этом случае и возникает данный вопрос. Также очень важен удельный вес дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность, вне зависимости от срока ее погашения и полного расчета, относится к оборотным активам любой компании. Для погашения дебиторской задолженности необходимо знать много информации.
Оборачиваемость представляет собой следующую формулу: RTR = (выручка или продажи в кредит) / (средняя дебиторская задолженность). Для того чтобы рассчитать коэффициент оборачиваемости в днях, воспользуйтесь такой формулой: DSO = (Средняя дебиторская задолженность * 365) / (Выручка или продажи в кредит).
Таким способом можно охарактеризовать средний период времени, в течение которого на расчетные счета предприятия поступают средства от покупателей. Предприятие будет находиться в более выгодных условиях, если значение данного показателя уменьшается.
Эффективный экономический инструмент финансового менеджмента
Управление дебиторской задолженностью – очень важная функция. Ее основной целью является максимальное увеличение прибыли компании с помощью эффективного использования дебиторской задолженности. Можно выделить в данном случае основные задачи:
- юридическое сопровождение каких-либо сделок при любом расчете;
- полная проверка дебиторов на начальном этапе;
- оценка эффективности, учет и полный контроль дебиторской задолженности;
- процесс взыскания просроченного долга;
- демонстрация экономических отношений, которые возникли у государства с предприятиями;
- претензионные работы по отношению к недисциплинированным дебиторам;
- финансирование дебиторской задолженности.
Выделяют следующие основные функции:
- Организационная, суть которой заключается в обеспечении выполнения запланированных задач и полного управления над ними.
- Мотивирование, с помощью которого утверждается система мотивации для всех сотрудников, которые участвуют в процессе управления по дебиторской задолженности.
- Контроль при погашении дебиторской задолженности.
- Использование, где можно определить управленческие и финансовые цели управления.
- Обратная связь и подробный анализ результатов расчета.
В современных коммерческих организациях могут быть задействованы определенные лица и структурные подразделения:
- руководитель отдела продаж, коммерческий директор, менеджеры по продажам, а если точнее, отдел продаж и коммерческий отдел;
- служба безопасности и юридический отдел;
- генеральный директор;
- финансовый директор и финансовый менеджер.
Основные проблемы и процессы их ликвидации
Почти в каждой организации существует проблема ликвидности дебиторской задолженности и способов для надежного расчета с долгами. В свою очередь, в себе она содержит оборачиваемость, качество и оптимальный объем.
Решение таких проблем требует квалифицированного управления, что значительно может повлиять на укрепление положения каждой финансовой фирмы. Мероприятия, проводимые с целью возврата дебиторской задолженности, считаются наиболее действенными мерами повышения эффективности, в чем помогают внутренние резервы предприятия, а это может принести положительный результат за достаточно короткие сроки.
Существует реальная возможность восполнить дефицит оборотных средств. В таком случае необходим возврат задолженности в сжатые сроки. Управление дебиторской задолженностью можно сравнить с каким-либо другим видом управления, так как происходит процесс реализации, управления разнообразными специфическими функциями. Например, мотивации и контроля, организации, планирования.
Подробнее о функциях
Планирование, целью которого является принятие предварительных финансовых решений. Для его эффективности нужно обозначить долгосрочную цель организации. Более того, необходимо четко сформулировать стратегию организации, выбрать более подходящие и рациональные действия управления, определить их политику для погашения дебиторской задолженности.- Организация управления включает координацию действий по следующей схеме: должны быть представлены адекватные права лицам, которые ответственны за свою деятельность; вся область определенных действий должна быть сложена по выбранным функциям.
- Мотивация представляет собой сочетание психологических моментов, которые и определяют поведение человека.
- Сравнение фактических стандартов со стандартными, подготовка стандартов действий – так называемые действия по контролю.
Исходя из этого, управление дебиторской задолженностью являет собой неотъемлемую часть общего управления всеми оборотными активами и маркетинговой политики любой фирмы или предприятия, нацеленной на увеличение объема реализации продуктов. Она заключается в оптимизации размера задолженности в общем и обеспечении своевременной инкассации.
Основой надежного и квалифицированного управления, достойного ведения дебиторской задолженности фирмы является принятие важных решений по таким вопросам:
- подробный анализ причин и состояния, вследствие которых у фирмы возникла дебиторская задолженность;
- на каждую отчетную дату должен быть учет дебиторской задолженности;
- разработка и внедрение современных действенных методов управления. Адекватная политика возврата задолженности, полный расчет и предотвращение возникновения таких ситуаций в будущем;
- абсолютный контроль над текущим состоянием дел.
Выделяем основные задачи
Основными целями управления дебиторской задолженностью и абсолютного расчета с долгами считаются:
- максимальное ограничение приемлемого уровня;
- ускоренное востребование долга;
- скидки или надбавки различным группам покупателей с точки зрения соблюдения ими всех платежных правил;
- уменьшение долгов в бюджете и предотвращение их возникновения;
- определение правильных условий продаж, которые смогут обеспечить гарантированный расчет и поступление денежных средств;
- учет всевозможных издержек, связанных с дебиторской задолженностью.
Действует оценка упущенной выгоды от неиспользования каких-либо средств, которые были заморожены.
Чаще всего в регламенте по управлению дебиторской задолженностью содержится подробная информация о том, как должны приниматься решения о предоставлении отсрочки расчета, кто будет нести ответственность за возникновение просроченной задолженности, какие контрагенты на нее претендуют и многое другое.
Ознакомьтесь со всеми нюансами и основными положениями
Способы расчета просто незаменимы для успешной и эффективной работы любого предприятия, целью которого является своевременное выявление и погашение возникшей задолженности, надежного и эффективного управления. вы должны запомнить самые необходимые положения:
- Просроченной считается та дебиторская задолженность, которая не была погашена в определенные сроки, предусмотренные договором. Если договор отсутствует – на протяжении месяца с момента произведения оплаты или расчета для предприятий-дебиторов. Так же должна быть определена и величина дебиторской задолженности.
- Каждый месяц, не позднее определенного числа месяца, следующего за отчетным, финансовый отдел (ФО) должен сформировать реестр просроченной дебиторской задолженности по всем подразделениям и передать всю информацию расчета в письме их руководителям.
- До назначенного срока расчета, дата которого определена заранее, руководители подразделений должны провести сверку полученных данных от ФО, после чего направить служебные записки в ФО, как гласит представленное Положение, п.4. “В случае несоответствия информации от ФО фактическому состоянию дел руководители обязаны направить служебное письмо или записку. Здесь должны быть указаны все ошибки.”
- ФО проводит проверку на основании представленной служебной записки или письма, по окончании работы которой должно быть принято решение о внесении необходимых изменений в реестр дебиторской задолженности. После чего руководители всех ответственных подразделений будут уведомлены об этом.
- Если задолженность предприятия практически погашена, но все еще отражается в реестре ввиду непредоставления в срок или отсутствия первичных документов расчета, руководители должны отправить в ФО служебную записку. Здесь необходимо указать дату или обозначить срок, в которые будут представлены все документы, в крайнем случае – причины невозможности их представления.
- В случае возникновения необходимости (к примеру, при значительном ухудшении финансового состояния должника) руководители предоставляют ФО информацию об этой дебиторской задолженности по истечении срока ее истребования или же в письме датой предоставления сведений о ней в ФО.
- Полностью скорректированный реестр просроченной дебиторской задолженности на предприятии ФО должны вынести на рассмотрение во время совещания по внутренней экономике.
Как происходит назначение ответственных лиц в подразделениях
до завершения подразделением хозяйственной операции и полного расчета руководитель назначает ответственного;- при необходимости постоянной или временной отставки от дел (увольнение, отпуск) руководитель обязан назначить нового ответственного.
Он должен проконтролировать процесс передачи документов и дел от предыдущего ответственного новому;
- ранее назначенный ответственный может быть уволен или направлен в отпуск только в том случае, если все дела переданы новому ответственному;
- если новый ответственный по каким-либо причинам не был назначен руководителем или же не был обеспечен должный процесс передачи дел и документов, то ответственным в данном случае является только руководитель подразделения;
- в том случае если ответственное подразделение было ликвидировано, новое должно быть назначено заместителем генерального директора, курирующего данное подразделение.
Проведение взаимозачетов или многоступенчатых (бартерных) операций: назначение ответственных
В данном случае на предприятии должны иметь место подразделение-покупатель и подразделение-поставщик.- Руководители упомянутых ранее подразделений назначают ответственных для совершения хозяйственных операций и какого-либо расчета.
- Подразделение-поставщик обязано информировать как можно быстрее подразделение-покупателя о проведении взаимозачета или о факте поставки продукции контрагенту.
Подразделение-покупатель будет ответственным по гашению дебиторской задолженности и любого расчета с момента поставки продукции контрагенту.
Подразделение-покупатель должен получить всю необходимую информацию о предприятии-дебиторе и его работе. Данной информацией обладает подразделение-поставщик.
Содержание служебной записки. В случае просроченной дебиторской задолженности, руководителю необходимо отправить письмо для погашения дебиторской задолженности или служебную записку в ФО, где должна содержаться следующая информация:
- укажите полное наименование предприятия-должника, где необходима организационно-правовая форма;
- дата возникновения задолженности и ее сумма (срок гашения задолженности, предусмотренный договором);
- имеются ли акты сверки дебиторской задолженности и любого расчета у предприятия-дебитора, признает ли сумму задолженности, не предъявляет ли встречные претензии;
- какие меры предпринимались при погашении этой задолженности, предложения и основные этапы работы руководителя подразделения при погашении дебиторской задолженности;
- отсылал ли юридический отдел должнику претензии, какие-либо финансовые санкции, заключение юридического отдела о возможности взыскания суммы задолженности в судебном порядке.
http://www.youtube.com/watch?v=IcnjCmxWQDo
В случае просроченной дебиторской задолженности, как и указано в регламенте, необходимо рассмотреть все нюансы на совещаниях по внутренней экономике:
- Рассмотрение вопросов о погашении и расчете дебиторской задолженности подразделений будет включено в повестку на совещании по внутренней экономике в финансовом отделе.
- В повестку дня у финансового отдела во время совещаний обязательно включаются вопросы взыскания, полного расчета или погашения дебиторской задолженности, которая ранее была погашена ввиду непредоставления в срок или отсутствия необходимых первичных документов – в случае возникновения просрочки предоставления руководителем срока предоставления документов, согласованных с ФО.
- В случае необходимости (к примеру, при ухудшении финансового положения должника) руководители подразделений являются инициаторами обсуждения вопроса, касающегося конкретной дебиторской задолженности вплоть до истечения срока ее истребования.
- Руководитель ответственного подразделения обязан сообщить о причинах возникновения дебиторской задолженности на совещании. Так же внести свои предложения по ее гашению в назначенные сроки и необходимую дату,предложить варианты возврата и предотвращения возникновения долгов; заключение юридического отдела, в котором будет указана возможность истребования задолженности в судебном порядке и прочие сведения.
- При надобности, на совещании будет принято решение передать все вопросы расчета и погашения дебиторской задолженности в службу безопасности или юридический отдел.
- Руководитель подразделения, которое имеет дебиторскую задолженность, должен отчитываться обо всех предпринятых мерах для ее гашения раз в две недели, до момента абсолютного расчета.
Свертывание проводит финансовый отдел. Ответственными за данный процесс и подписание необходимых документов со стороны контрагентов являются руководители ответственных подразделений.
Длительность периода погашения долгов
Очень важным показателем движения финансовых средств, назначенным в регламенте, является длительность периода или точная дата погашения дебиторской задолженности и возврата каких-либо долгов. В данном случае характеризуется средний срок оплаты счета заказчиками, что сильно влияет на объем наличных денежных средств.
Для погашения дебиторской задолженности очень важен анализ динамики изменения сроков оплаты долгов, что может предотвратить возникновение убытков и снижение величины финансовых ресурсов предприятия.
http://youtu.be/53ZCK3rAa0Y
Конечно же, на управление финансовыми потоками фирмы непосредственно влияет уровень кредиторской задолженности, величина дебиторской задолженности и период или конкретная дата для ее погашения, полного расчета и возврата долгов.
Срок погашения дебиторской задолженности представляет собой определенное время, необходимое фирме для возврата или расчета предоставленных кредитов и других обязательств, предотвращение возникновения таких ситуаций в дальнейшем.